01 Jun Effiziente Meetings – 10 Master-Regeln für kürzere und ergebnisreichere Besprechungen

Endlose Meetings sind wahrscheinlich schon längst zur größten Unkultur des neuen Jahrtausends geworden. Mit dem Ergebnis, dass Studien zufolge beinahe der Hälfte aller Meetingteilnehmer sowieso regelmäßig an etwas anderes denkt, und gut ein Drittel aller Teilnehmer Meetings für eine reine Zeitverschwendung hält. Damit sie das nicht tatsächlich werden, haben wir für euch die 10 wichtigsten Tipps für gelungene, effiziente und wirklich produktive Meetings einmal zusammengestellt.

#1 Keep it short: Nur so viel Zeit wie nötig ansetzen

Schon der berühmte Wirtschaftsforscher Parkinson (nicht der, nach dem die Erkrankung benannt ist) hat klar festgestellt: „Arbeiten pflegen sich immer so weit auszudehnen, dass sie die zur Verfügung stehende Zeit vollständig füllen“. Das gilt uneingeschränkt auch für Meetings. Man kann in einer halben Stunde zu einem brauchbaren Ergebnis kommen oder in zwei Stunden – je nachdem, wie viel Zeit man zur Verfügung stellt. Wenn man weiß, was man erreichen will, kann man das auch sehr schnell erreichen.

# 2: Gute Planung vorab ist das A und  O

Wer nicht weiß, was er will, kommt nirgendwo hin. Es muss also bereits vor dem Meeting klar sein, worum es geht – und worauf man hinaus will. Zum Beispiel: Wir wollen eine Entscheidung treffen, wie wir im Bereich XY weiter vorgehen. Idealerweise überlegt man vorher, welche Themen wichtig und dringend sind, wer tatsächlich etwas dazu beizutragen hat, und welches Ergebnis man haben will. Dementsprechend lädt man die Teilnehmer passend ein, teilt ihnen die Besprechungspunkte schon bei der Einladung mit und macht auch gleichzeitig klar, welches Ergebnis die Besprechung haben soll. Demnach gelten für die Besprechungseinladung folgende Punkte:

-WAS wird besprochen

-WELCHES ERGEBNIS soll besprochen werden

-WER ist NOCH ANWESEND

-WANN und WO und WIE LANGE

-BITTE UM VORBEREITENDE ÜBERLEGUNG an alle Teilnehmer

# 3: Es kommt nur, wer auch etwas zu sagen hat

Menschen, die zum Ergebnis nichts Substanzielles beitragen können, weil etwa ihre Zuständigkeit oder ihre Position im Unternehmen keinen wirklich weiterführenden Beitrag zulässt, braucht man erst gar nicht einzuladen.

INFORMIEREN kann man Menschen auch danach auf anderen Wegen. In den letzten Jahren scheint sich aber mehr und mehr eingebürgert zu haben, Meetings zu Informationsveranstaltungen für alle zu machen, die es ohnehin nichts angeht. Mit dem Ergebnis, dass ein großer Teil der Anwesenden gelangweilt dem Meeting folgt, und eigentlich ohnehin nur auf die aus dem Ergebnis resultierenden Arbeitsanweisungen für sich selbst wartet. Das ist reine Verschwendung von Arbeitszeit!

# 4: Fokus, Fokus, Fokus

Das Ziel eines Meetings sollte immer sein, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Diesen Zweck muss man (manchmal mit Nachdruck) verfolgen. Bestimmt am besten einen Moderator, der die Sitzung am Laufen (und am Vorangehen) hält und das Ziel nicht aus den Augen verliert. Außerdem solltet ihr euch immer auf ein oder zwei wirklich wichtige Punkte beschränken, zu denen konkrete Ergebnisse erwartet werden können. Meetings bei denen „die Welt besprochen“ wird, werden niemals konkrete Ergebnisse bringen.

# 5: Ideen Visualisieren: Von Sketchnotes bis zu Mindmaps

Versucht doch einfach einmal, Gesagtes mit ein paar Strichen grafisch darzustellen. Ergebnisse auf dem Whiteboard auf dem Flipchart festzuhalten, einen Ablaufplan zu erstellen. Das alles hilft dann sogar noch ein zweites Mal: Nämlich dann, wenn jemand seine Mitarbeiter über das Ergebnis der Besprechung informieren muss. Außerdem sorgt ein solches Vorgehen während der Besprechung sehr gut dafür, dass alle eure Teilnehmer wirklich konzentriert und auf die Sache fokussiert bleiben, und die Diskussion nicht abschweift.

# 6: GEMO – good enough – move on!

Das scheint sich mit dem Ziel, ein klares Ergebnis zu erreichen zu widersprechen – das tut es in der Praxis aber nicht. Man kommt oft genug an einen Punkt, wo vielleicht noch einige Details offen bleiben, aber die grundsätzliche Entscheidung über die Vorgehensweise bereits steht. In der Managersprache ist das der GEMO-Punkt („good enough move on“). Wenn man fühlt, dass man an diesem Punkt angelangt ist, lohnt es nicht, wenn ihr noch einige Details danach bis zum bitteren Ende in stundenlanger Detailkrämerei auswalzt.

# 7:  Meeting Kultur festlegen oder: Werdet Sitzungs-Profis

Jedes Unternehmen hat so etwas wie eine „Besprechungskultur“. Dazu gehören auch bestimmte Regeln, nach denen Sitzungen und Meetings ablaufen. Diese Regeln sind meist unausgesprochen – sie können aber, und sollten auch, schriftlich deutlich gemacht werden. Das erleichtert flüssige Abläufe und alle Teilnehmer wissen, wie in Besprechungen vorgegangen wird. Natürlich kann man die Regeln auch einmal verändern, wenn es sich anbietet – oder sich ein besserer Weg findet.

# 8: Nur so viel Meetings wie nötig

Eine wichtige und grundsätzliche Überlegung im Unternehmen ist immer, herauszuarbeiten, wann Meetings nötig sind. Sich regelmäßig zusammenzusetzen ist zwar eine nette Geste – aber an sich nicht zielführend. Wichtig ist zunächst, festzulegen zu welchen Themen oder bei welchen Gelegenheiten etwas in einem Meeting geklärt wird – und wann andere Methoden zum Einsatz kommen können. Brainstormings beispielsweise sind sehr sinnvoll, wenn tatsächlich alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn es darum geht, Entscheidungen zu fällen, oder Informationen einzuholen, sind Meetings nicht immer sinnvoll (es gibt zum Beispiel viele Führungskräfte, die Angst haben, selbst Entscheidungen zu treffen und deshalb alle ihre Entscheidungen grundsätzlich in endlosen Meetings „durchbesprechen“).

# 9: Steh-Café – oder Macht es euch nicht gemütlich!

Wenn der Meetingraum schon Kaffeehaus-Atmosphäre hat, und jeder sich zwanglos wohl fühlen kann, läuft irgendetwas falsch. Der Meetingraum ist ein Raum, wo ihr konzentriert arbeiten solltet, und wirklich etwas voranbringen. Zwanglose Atmosphäre ist gut, aber nur so lange wie die Konzentration auf die Sache nicht leidet. Gerade in Unternehmen mit einer eher lockeren Unternehmenskultur ist die Grenze oft nicht leicht zu treffen – ihr solltet euch aber in jedem Fall bemühen. Ein bewährter Tipp ist beispielsweise, Meetings grundsätzlich im Stehen abzuhalten. Das klingt zunächst einmal schräg, ist aber tatsächlich hilfreich. Grundsätzlich denkt man im Stehen besser und leichter, außerdem entsteht ein gewisser innerer Druck, das Meeting zu Ende zu bringen und zu einem Ergebnis zu kommen.

# 10: Zusätzlich auf Online Kollaboration setzen

Viele Experten behaupten sogar, dass sich so gut wie alle Meetings ersetzen lassen, wenn man auf Online-Kollaboration setzt. „Kommentieren statt diskutieren“ lautet hier das Motto. Sprich: Einer macht einen Vorschlag, die Beteiligten kommentieren den online veröffentlichten Vorschlag oder Entwurf ganz einfach so, wie sie das auch bei Blogposts tun würden. Brainstorming kann in vielen Fällen auch als ein Online-Vorschlagswesen organisiert werden: Alle Teilnehmer posten ihre Ideen, die anderen kommentieren danach.

Tools als unterstützung: Auch Plattformen wie Twiddla (www.twiddla.com) können nützliche Hilfen sein, die wertvolle Meetingzeit sparen. Nicht zuletzt bleiben natürlich auch noch Video-Konferenzen und die Kollaboration an bestimmten Dokumenten als Möglichkeit, Meetings zu ersetzen. Schaut euch auch mal Tools wie Only Office (www.onlyoffice.org) oder Etherpad (www.etherpad.org) an, daneben sind auch Meetingwords (www.meetingwords.com) oder coggle (www.coggle.it) oft wertvolle Helferlein. Oder eine einfache Online-Pinwand wie Padlet (www.de.padlet.com)

Noch ein Tipp von uns. Wenn ihr auf eine sehr schnelle und einfache Weise gute und aussagekräftige Sitzungsprotokolle erstellen wollt, seht euch doch mal minutes.io (www.minutes.io) an.