06 Apr Event-Nachbereitung: Wie ihr Feedback zu euren Tagungen einholt

Eine Veranstaltung zum Erfolg führen ist kein leichtes, damit euch das gelingt, haben wir euch einmal die besten Tipps und Meilensteine auf dem Weg der Vorbereitung zusammengefasst. Im Beitrag zur Veranstaltungsplanung bekommt ihr eine gute Übersicht, an was ihr alles denken müsst. Aber nicht nur die Planung und Organisation einer Tagung oder Konferenz spielt eine große Rolle beim Erfolg, sondern auch die Nachbereitung nimmt einen großen Stellenwert ein. Am besten beginnt die Nachbereitung direkt schon im Anschluss an die Veranstaltung. Das lässt sich wohl am einfachsten mit einer Evaluation nach den Vorträgen oder Präsentationen umsetzen, denn dann sind Inhalte, Vortragungsstil, Speaker und die Veranstaltung im Ganzen noch präsent. Daher ist das der perfekte Zeitpunkt um Feedback einzuholen. Wieso ihr den Aufwand betreiben solltet, wie ihr das geschickt umsetzt und wie ihr damit erfolgreich nachbereitet, was gut war und was besser werden muss, das haben wir euch jetzt etwas aufbereitet.

Was bringt Feedback eigentlich?

Feedback einzuholen kostet natürlich etwas Zeit und Mühe in der Vorbereitung, aber das lohnt sich, denn mit den Ergebnissen einer Befragung zur Zufriedenheit der Teilnehmer lassen sich wertvolle Schlüsse ziehen. Natürlich geht es in erster Linie beim Feedback darum, herauszufinden, ob die Veranstaltung bei den Teilnehmer auf Zuspruch gestoßen ist und ihnen etwas gebracht hat. Aber im zweiten Schritt solltet ihr nicht nur Lob abholen, sondern vor allem auf die Verbesserung und Optimierung aus sein. Letztendlich sind Feedback und Evaluation nur sinnvoll, wenn aus den Ergebnissen auch konkrete Handlungen und Verbesserungen folgen. Damit steigt nicht nur die Zufriedenheit regelmäßig teilnehmender Tagungsbesucher, sondern auch die Qualität eurer Tagung an sich. Insofern lohnt es sich für euch also doppelt, wenn ihr eure künftigen Veranstaltungen im Anschluss bewerten lasst.

Wie kann ich Feedback einfach und effizient einholen?

Eine Bewertung eurer Veranstaltung zu bekommen, könnt ihr auf verschiedenste Weise umsetzen. Zu den Tools erfahrt ihr später noch mehr, damit eure Evaluation erfolgreich ist und eure Teilnehmer auch entsprechend bereit sind, ihre Meinung zu äußern, solltet ihr bei der Befragung ein paar Dinge beachten. Eine Befragung sollte, wie bereits angemerkt, relativ zeitnah stattfinden. Wenn es bei eurer Tagung in erster Linie um den Wissenstransfer und die Vermittlung neuen Know-hows geht, dann solltet ihr die Evaluation ein wenig später ansetzen, um dann erfragen zu können, ob dieser Transfer auch wirklich Früchte getragen hat. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung, sondern auch um die spätere Umsetzung durch die Teilnehmer. Eure Tagung sollte aber auch noch organisatorischen Aspekten bewertet werden, wie zeitliche Planung, der Ablauf und auch Dinge wie Pausen, Verpflegung und das Drumherum wie Garderobe, Anreise und Ankunft, Räumlichkeiten etc. Auch diese Punkte tragen zum Erfolg eurer Veranstaltung bei.

Didaktik und Inhalte in der Befragung

Neben diesen organisatorischen Faktoren sind auch die Inhalte eurer Tagung natürlich extrem wichtig und somit Gegenstand der Evaluation. Dabei solltet ihr auf die Vermittlung eingehen, die didaktischen Fähigkeiten, die Auswahl der Themen und auch der Speaker. Ihr solltet die Vorträge abfragen, die Präsentationen und natürlich Raum geben für Verbesserungsvorschläge. Nur so sind die Zufriedenheitsabfragen hinterher nützlich. Ihr solltet schon beim Erarbeiten feste Größen, die sich gut messen, darstellen und vergleichen lassen, wählen. So ist die Ausarbeitung und die Analyse der Ergebnisse am Ende einfach. Ihr könnt dabei schon auf die möglichen Antworten eingehen, indem ihr anhand von Noten oder Punkten auf einer Skala bewerten lasst oder aber auf Smileys zurückgreift. So sind die Antworten leichter auszuwerten.

Benutzerfreundlichkeit eurer Evaluation

Auch die Bearbeitungszeit und Verfügbarkeit solltet ihr mit bedenken, wenn ihr an der Evaluationsvorbereitung für eure Tagung sitzt. Länger als 10 Minuten sollte die Befragung nicht dauern, da sonst die Teilnehmer zunehmend weniger gewissenhaft antworten. Wenn es um den Wissenstransfer oder konkrete inhaltliche Belange geht, können auch Kurzinterviews im persönlichen Gespräch von Vorteil sein, vor allem wenn es um regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen geht. So können Details besser abgefragt werden. Wenn ihr auf Fragebögen setzt, dann überlegt euch auch, wie diese am einfachsten auszuwerten sind und wie ihr die Daten am besten vorliegen haben wollt. Entweder ihr setzt auf eine klassische Print-Version oder vielleicht bietet sich eher ein digital verfügbarer Fragebogen an, den ihr per Link an die Teilnehmer verschickt.

Auf welche Tools sollte man setzen?

Die Tools, die ihr für eure Evaluation verwenden könnt, hängen natürlich auch vom Umfang der Veranstaltung ab. Die Wahl ist aber auch abhängig davon, welchen Zweck bzw. welches Ziel ihr mit der Befragung verfolgt, denn das entscheidet über den Umfang der Evaluation. Ihr könnt dabei auf unterschiedliche Methoden setzen. Studien haben allerdings gezeigt, dass der klassische Fragebogen immer noch das beliebteste und vor allem auch bewährteste Tool zur Evaluation ist. Diesen könnt ihr, wie eben schon erwähnt, ausgedruckt direkt bei der Tagung in die Infomappen einlegen oder jedem Teilnehmer aushändigen. Wenn ihr die Ergebnisse und die Auswertung einfach und schnell digital erledigen wollt, dann eignen sich auch wunderbar Online-Varianten. Auch hierbei gibt es verschiedenste Arten, so lässt sich der Fragebogen auf eurer Webseite integrieren und mittels Formular-Plugin direkt ausfüllen und auch versenden. Oder aber ihr greift auf die Verteilung per Mail zurück. Eine dritte Variante ist eine Software-Lösung wie Evalea bspw., denn so bekommt ihr ein Rundum-Tool, dass nicht nur den Fragebogen als Software as a Service bietet, sondern auch direkt Budgetplanung, Teilnehmerzahlen, Projektlängen, die Auswertungen und weitere praktische Features integriert hat. Damit wird die Evaluation ziemlich einfach und auch kompakt. Mehr dazu erfahrt ihr sicher auch in der nächsten Woche, denn dann haben wir das Interview mit Timo Riedle, einem der Gründer von Evalea, für euch.

Egal auf welches Tool ihr letztendlich setzt, die Vorbereitung ist hier wieder einmal wesentlicher Bestandteil zum Erfolg. So bekommt ihr Feedback zu eurer Tagung, habt damit Daten zur Verfügung, auf die ihr aufbauen könnt und sorgt somit für noch bessere Veranstaltungen.