11 Mai Seminarplanung – Teil 1: Der richtige Raum

Seminare, Tagungen und andere Events zur Weiterbildung und auch Teambuilding sind ein wichtiger Bestandteil im Arbeitsleben. Wissen ist schnell veraltet und dadurch ist es wichtig, dass Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand sind und entsprechende Möglichkeiten dazu haben. Damit ihr es leichter habt solche Weiterbildungen, Seminare und kreative Workshops zu organisieren und zu veranstalten, haben wir uns einmal näher mit der Seminarplanung beschäftigt. Heute wollen wir euch dazu im ersten Teil einen guten Überblick darüber geben, wie ihr den richtigen und damit auch passenden Seminarraum findet und was dabei alles eine Rolle spielt.

Der Seminarraum als Innovation Hub

Für euer Seminar oder Incentive wird der Seminarraum zum Zentrum des Geschehens und damit auch maßgeblich für den Erfolg. Damit ist die Planung im Voraus natürlich besonders wichtig, denn schließlich soll euer Workshop ja einen Mehrwert bieten und am Ende kreative, innovative und langfristige Ergebnisse bringen. Dass die passende Atmosphäre dafür eine große Rolle spielt, ist selbstverständlich – doch worauf kommt es dabei an? Der Seminarraum wird zum Melting Pot der Ideen und zum Wissens Hub, damit das allerdings gelingt, muss der Raum sorgfältig ausgewählt werden. Dabei gibt es einige Aspekte, die ihr mit bedenken solltet, bevor ich euch auf einen Tagungsort festlegt.

Die Raumfrage: Intern oder extern

Zuallererst geht es einmal darum, wo euer Seminar stattfinden soll, hier beginnt die Überlegung, ob ihr lieber intern bleiben wollt oder euch doch lieber auf einen externen Raum festlegt. Der Vorteil des internen Seminars liegt natürlich ganz klar auf den Kosten, aber dann hört es auch schon auf mit den Vorteilen. Natürlich lässt sich einiges sparen, wenn man auf vorhandene Räume innerhalb des Unternehmens zurückgreift, aber die Rahmenbedingungen sind meist nicht optimal.

Externe Räume bieten weitaus mehrere Vorteile an. Die Ausstattung ist meist vorhanden und ihr könnt direkt einen passenden Raum für eure Teilnehmerzahl auswählen. Darüber hinaus sind diese meist entsprechend bestuhlt und schon vorbereitet, sodass hier weniger Vorarbeit von euch notwendig ist, denn viele bieten das im Service mit an. Ein weiterer Vorteil, der große Wirkung auf die Seminarteilnehmer hat, ist die räumliche Trennung vom Arbeitsplatz. Bei intern im Unternehmen abgehaltenen Workshops und Tagungen sind einige der Teilnehmer in Gedanken doch noch am Arbeitsplatz und können sich nicht ganz auf das Seminar einlassen. Die Gedanken schweifen ab zu der liegen bleibenden Arbeit oder zum Email-Postfach, sodass einige schnell nochmals die Mails vom Handy aus checken. Wenn ihr euch für eine externe Raumlösung entscheidet, ist die Gefahr weitaus niedriger, dass die Teilnehmer gedanklich zu Mails und anderen Arbeitsaufgaben abschweifen. Wenn doch, ist zumindest nicht der Seminarraum Schuld, sondern eher das Programm.

Teilnehmerzahl gibt Raumgröße vor

Die Raumgröße spielt natürlich eine wichtige Rolle, wenn es um den ersten Eindruck und die Arbeitsatmosphäre während des Seminars geht. Der Raum sollte auch wirklich Raum geben für Ideen und gleichzeitig nicht zu groß sein, damit das Seminargeschehen nicht verloren wirkt. In erster Linie gibt eure Teilnehmerzahl die Größe vor. Allerdings solltet ihr auch im Hinterkopf haben, was Gegenstand des Seminars ist und wie dort gearbeitet werden soll. Geht es bei der Wissensvermittlung mehr um einen Vortrag und eine aufmerksame Zuhörerschaft, die sich Notizen macht, reicht ein passend großer Raum mit entsprechender Bestuhlung. Wollt ihr beim Workshop eher kreativ in Gruppen arbeiten oder etwa Methoden wie das World Café oder das Open Space anwenden, darf der Raum ruhig größer sein. So haben die Gruppen genügend Platz zum Erarbeiten und am Ende ist ebenfalls genügend Raum vorhanden für eine Galerie der Ergebnisse oder für eine kleine Präsentation derer. Ihr solltet als schon von vornherein im Blick haben, wie das Seminar ablaufen soll und vor allem mit wie vielen Teilnehmern ihr rechnet.

Lage des Raumes für euer Seminar

Im nächsten Schritt gilt es einen weiteren Aspekt zu bedenken, bevor ihr euch für einen Raum entscheidet. Je nachdem wie groß euer Seminar wird und woher die Teilnehmer anreisen, ist die geografische Lage ein wichtiger Punkt. Kommen eure Teilnehmer aus ganz Deutschland zusammen, bietet sich eine größere Stadt in Mitteldeutschland eher an, um so Anfahrts- und Unterkunftskosten für alle zu reduzieren. Hierbei sind dann spezielle Tagungs- und Seminarhotels eine gute Wahl, so ist alles unter einem Dach. Findet euer Workshop dagegen in einem regionalem Umfeld statt, solltet ihr auch das berücksichtigen und den Seminarraum entsprechen auswählen. Dabei solltet ihr vor allem abwägen, ob eine zentralere Lage innerhalb einer Stadt oder Region den höheren Mietpreis rechtfertigt oder ob ein eher abgelegeneres Angebot zu einem günstigeren Preis vielleicht die bessere Wahl ist. Auch das hängt davon ab, wie viele Teilnehmer kommen, von wo sie anreisen und mit welchem Verkehrsmittel.

Jede Art des Seminares benötigt unterschiedlich Raum

Wie schon erwähnt, bedingt natürlich auch die Art eures Seminares einen gewissen Raum. Mit Arbeitstechniken und Methoden wie Gruppenarbeit, World Café oder anderen Mind Thinking-Techniken benötigt ihr natürlich für euren Workshop mehr Platz als für einen Vortrag, Frontalunterricht oder die Raumgestaltung für ein Lehrgespräch. Mehr zu den Arten der Bestuhlung und Raumorganisation könnt ihr auch hier nachlesen. Und genau aus diesem Grund ist die sorgfältige Wahl des Seminarraums auch so wichtig. Mit der gewissen Vorabreit bei der Planung und der Recherche könnt ihr den perfekt passenden Raum für euer Seminar finden und so die richtigen Rahmenbedingungen für eure Weiterbildung schaffen. Auch wir haben natürlich verschieden Raumlösungen für euch im Angebot, informiert euch gerne zu den einzelnen Räumen bei uns auf der Webseite oder meldet euch direkt bei uns und wir finden gemeinsam den richtigen Tagungsraum.

Ausstattung des Raumes

Wenn wir schon über die Art eures Seminars sprechen, dann ist in diesem Zusammenhang natürlich auch die Ausstattung der Räume ein weiteres Kriterium bei der Wahl. Für Gruppenarbeiten und Incentives benötigt ihr natürlich entsprechendes Equipment wie Papier, Stifte, Flipcharts, Tafeln und Magnete, Post-Its und mehr. Für Vorträge und Präsentationen sowie Frontalunterricht sind natürlich Präsentationsmöglichkeiten wie Tafeln, Plakate, aber auch Leinwände, Beamer, Laptops bzw. entsprechende Anschlüsse ein wesentlicher Faktor, den ihr mit beachten solltet. Mit welchem Methoden arbeiten die Seminarteilnehmer, welche Mittel brauchen sie dafür und was sollte dementsprechend vorhanden sein und worauf kann man verzichten. Ausstattungsmerkmale der Räume sollten direkt bei der Suche mit gecheckt werden, denn damit könnt ihr euch Arbeit im Nachhinein ersparen. Viele Anbieter kümmern sich auch um die gewünschte Ausstattung, sprecht das am besten im Voraus direkt mit ab, ob gegebenenfalls jemand vor Ort ist, der im Notfall noch kurzfristig Material besorgen kann oder noch weiteres zur Verfügung stellt.

Zusätzlicher Service wie Catering, Garderobe, Aufenthaltsräume & Co

Neben der Ausstattung zählen aber auch andere Merkmale der Räume und des Drumherums eine wichtige Rolle, die im Service-Paket des Raumanbieters zum Teil enthalten sind. Dabei geht es um Aspekte, wie eine verfügbare Garderobe, wie die Belegung mit anderen Seminaren oder Tagungen aussieht. Aber es zählen dazu auch Aufenthaltsräume oder -möglichkeiten für Pausen, Catering und Getränke-Pauschalen, um für das leibliche Wohl der Teilnehmer zu sorgen, Toiletten, generelle Sauberkeit und bspw. Empfangspersonal. All das spielt in den Gesamteindruck des Seminars durch die Teilnehmer mit rein und sorgt für ein gelungenes Feedback am Ende bei Zufriedenheit. Daher solltet ihr auch auf diese Aspekte, die den Rahmen zum Seminarraum bilden, ebenfalls Acht geben.

Feedback zur Raumwahl einholen

Und wie gerade schon angedeutet, ist es natürlich auch wichtig, wenn ihr euch dann für den passenden Seminarraum entschieden habt, euer Wrkshop stattfindet und die Teilnehmer wieder zum Arbeitsalltag zurückkehren, einmal im Nachgang Feedback einzuholen. Mehr zum Thema Evaluation haben wir schon einmal im Interview mit Timo Riedle, Mitgründer des Evaluations-Software-Angebots von Evalea geklärt. Aber die Zufriedenheit bzw. auch Verbesserungsvorschläge der Teilnehmer bieten euch die Möglichkeit, den nächsten Seminarraum noch passender auszusuchen, insofern habt ihr bei der Evaluation die Chance, ebenfalls Fragen zum gewählten Raum zu stellen und eure Raumlösung für Workshop oder Seminar nach den jetzt näher genannten Kriterien einmal bewerten zu lassen.